Khắc phục khó khăn, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động công chứng

Hoạt động công chứng ngày càng phát triển mạnh, đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực của các tổ chức, cá nhân

Nhiều kết quả nổi bật

Theo thông tin từ Sở Tư pháp, hiện nay, trên địa bàn tỉnh có 30 văn phòng công chứng (VPCC) với 62 công chứng viên, hoạt động tại 14/15 địa phương trong toàn tỉnh. Hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng đều được bố trí hợp lý gắn với địa bàn dân cư. Năm 2018, Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh thực hiện việc chuyển đổi 4 phòng công chứng thành 4 VPCC để thống nhất 1 loại hình hoạt động là VPCC. Điều này cũng giúp công tác quản lý nhà nước trên lĩnh vực công chứng được thuận lợi, dễ dàng hơn.

Theo Báo cáo của Sở Tư pháp, năm 2018, các tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng 226.675 hợp đồng, giao dịch; chứng thực 194.553 bản sao, 24.976 chữ ký; 6 tháng đầu năm 2019, công chứng 111.234 hợp đồng, giao dịch; chứng thực 81.408 bản sao, trên 10.660 chữ ký,… Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp - Trần Văn Năm cho biết: “Hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng cơ bản đáp ứng nhu cầu công chứng của các tổ chức, cá nhân, góp phần tích cực vào sự phát triển KT-XH của tỉnh. Long An cũng được đánh giá là một trong số các địa phương có mạng lưới và hoạt động công chứng phát triển mạnh nhất tại khu vực đồng bằng sông Cửu Long”.

Trên lĩnh vực công chứng, thời gian qua, Sở Tư pháp kịp thời triển khai các văn bản, quy định pháp luật liên quan đến việc tổ chức và hoạt động của các VPCC cũng như tham mưu và trực tiếp ban hành các văn bản chỉ đạo, chấn chỉnh hoạt động công chứng. Đồng thời, xây dựng kế hoạch và tiến hành thanh, kiểm tra hoạt động công chứng nhằm phát hiện kịp thời những vướng mắc, hạn chế và xử lý, xử phạt các hành vi vi phạm trong hoạt động công chứng. Đặc biệt, thực hiện Luật Công chứng, Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh xây dựng và đưa vào vận hành hệ thống dữ liệu hoạt động công chứng từ ngày 01-01-2015. Trong đó có đầy đủ dữ liệu về hồ sơ công chứng nhằm bảo đảm quản lý tài sản công chứng của các tổ chức, cá nhân không bị giao dịch nhiều lần, hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro cho người dân từ hoạt động công chứng. Bên cạnh đó, trong hệ thống dữ liệu hoạt động công chứng đang vận hành, đơn vị cũng xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ ngăn chặn và tiến hành ký kết quy chế phối hợp với các cơ quan tiến hành tố tụng liên quan như tòa án, thi hành án, công an…, để khi có yêu cầu ngăn chặn tài sản có thể cập nhật vào hệ thống phần mềm quản lý tránh việc tẩu tán tài sản, giao dịch tài sản bất hợp pháp. “Chính từ việc xây dựng và đưa vào vận hành hệ thống dữ liệu hoạt động công chứng đã giúp các VPCC hoạt động hiệu quả, hạn chế rủi ro cũng như giúp sở thực hiện tốt vai trò quản lý nhà nước trên lĩnh vực công chứng” - ông Trần Văn Năm cho biết.

Mặc dù hoạt động công chứng tại tỉnh đạt nhiều kết quả, tuy nhiên, theo Sở Tư pháp, hiện nay hoạt động này vẫn tồn tại một số bất cập và tiềm ẩn những rủi ro nhất định.

Còn nhiều bất cập

Khảo sát tại một số VPCC đang hoạt động trên địa bàn tỉnh hiện nay cho thấy, nhu cầu công chứng, chứng thực của gười dân rất cao. Đa số các VPCC luôn hoạt động tấp nập. Có mặt tại VPCC Phạm Thị Hiên, một trong số các VPCC được chuyển đổi từ phòng công chứng, chúng ta có thể thấy được nhu cầu công chứng của người dân khi luôn tấp nập từ sáng đến chiều tối. Theo bà Phạm Thị Hiên - Trưởng VPCC Phạm Thị Hiên, từ khi chuyển đổi hoạt động sang mô hình mới đến nay, hoạt động của văn phòng vẫn được duy trì ổn định về tổ chức; chất lượng dịch vụ, tư vấn cũng từng bước được nâng lên, đặc biệt là việc phòng ngừa rủi ro, nâng cao chất lượng công chứng.

Tuy nhiên, hoạt động công chứng hiện nay cũng gặp phải những khó khăn nhất định. Đó là việc tồn tại 2 hệ thống công chứng - chứng thực các hợp đồng giao dịch song song nhưng không có sự kết nối thông tin dữ liệu. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động công chứng, chứng thực, dễ bị các đối tượng xấu lợi dụng để thực hiện các hành vi lừa đảo. Minh chứng vấn đề này, bà Hiên lấy ví dụ: “Trường hợp thực hiện 1 hợp đồng mua bán đất, giữa người mua và người bán có thể đến các VPCC để công chứng hợp đồng mua bán hoặc có thể đến UBND các xã, phường để chứng thực hợp đồng. Trong khi đó, 2 hệ thống không có sự kết nối nên không thể kiểm soát về thông tin. Do đó, nếu 1 người có ý định lừa đảo hoàn toàn có thể thực hiện công chứng, chứng thực nhiều lần để bán đất cho nhiều người”. 

Về vấn đề này, theo Sở Tư pháp, chính các VPCC phải nâng cao trách nhiệm trong việc tiến hành xác minh thông tin trước khi quyết định công chứng các hợp đồng giao dịch để ngăn ngừa các giao dịch bất hợp pháp.

Mặt khác, hiện nay, các VPCC đều mong muốn nhận được sự chia sẻ các dữ liệu quản lý đất đai để hạn chế những rủi ro. Thực tế, trong quá trình công chứng, chứng thực các giấy tờ liên quan đến đất đai, một số VPCC đã phát hiện một số trường hợp giấy tờ giả được làm rất tinh vi nhưng không có dữ liệu để đối chiếu. Nếu được chia sẻ dữ liệu quản lý đất đai sẽ giúp các VPCC thuận lợi hơn trong quá trình đối chiếu, phát hiện.

Bên cạnh đó, các VPCC cũng cho rằng, mặc dù hiện nay trong hệ thống dữ liệu hoạt động công chứng đã có phần quản lý hồ sơ ngăn chặn để ngăn chặn việc tẩu tán tài sản nhưng việc cập nhật thông tin chưa triệt để, có đơn vị gửi, có đơn vị không gửi, dẫn đến tình trạng thông tin tài sản cần ngăn chặn chưa được cập nhật thường xuyên, đầy đủ cũng dễ kéo theo những hệ lụy mà người chịu ảnh hưởng trực tiếp là những người dân. Do đó, khi có thông tin về ngăn chặn tài sản thì các VPCC cần phải cập nhật thường xuyên trong hệ thống dữ liệu.

Phó Trưởng ban Nội chính Tỉnh ủy - Nguyễn Thiện Hòa cho biết: “Để hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh ổn định, hiệu quả, thời gian tới, Sở Tư pháp cần tiếp tục thực hiện tốt công tác tham mưu giúp UBND tỉnh trên lĩnh vực công chứng. Trong đó, đặc biệt quan tâm đến công tác thanh, kiểm tra, kịp thời phát hiện những hạn chế, thiếu sót và có giải pháp chấn chỉnh, khắc phục triệt để. Bên cạnh đó, các cơ quan liên quan cũng cần đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyên truyền sâu, rộng trong nhân dân nhằm giúp người dân nâng cao nhận thức và có trách nhiệm hơn khi tham gia thực hiện công chứng - chứng thực”.

Cảnh giác với hợp đồng giả cách

Liên quan đến hoạt động công chứng hiện nay, một trong những thực tế đang diễn ra khá phổ biến là việc người dân khi vay tiền thường bị người cho vay yêu cầu đến VPCC để ký hợp đồng mua bán tài sản và đây gọi là “Hợp đồng giả cách”. Điều này thực sự tiềm ẩn rất nhiều rủi ro cho người dân.

Theo Phó Trưởng ban Nội chính Tỉnh ủy - Nguyễn Thiện Hòa, hiện nay, việc thực hiện công chứng đối với các hợp đồng mua bán tài sản mà thực tế là hợp đồng giả cách đều được các VPCC thực hiện và đều mang tính hợp pháp vì có sự đồng ý của cả 2 bên. Tuy nhiên, chính từ cơ sở này, một số đối tượng cho vay, cho vay nặng lãi thường lợi dụng hợp đồng giả cách để thực hiện việc sang nhượng tài sản.

“Thông thường các đối tượng cho vay ra điều kiện người cần vay tiền phải đem tài sản của mình để bảo đảm khoản vay. Tài sản có thể là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất để đến VPCC ký hợp đồng chuyển nhượng cho đối tượng cho vay. Đây là hợp đồng chuyển nhượng giả cách nhằm che đậy giao dịch vay mượn tài sản. Nếu người vay tiền vi phạm thỏa thuận về thời gian trả lãi, trả nợ gốc thì mặc định tài sản này được chuyển dịch sang tên người cho vay. Mặc dù việc thực hiện giao dịch, người dân chỉ có ý chí sử dụng hợp đồng làm tài sản bảo đảm cho việc vay tiền nhưng khi ký vào các hợp đồng giao dịch này, chính người dân sẽ không thể hiểu hết và không lường hết hậu quả của giao dịch. Do đó, khi thực hiện công chứng các hợp đồng giao dịch, các VPCC phải nâng cao nghiệp vụ, trách nhiệm và cái tâm của công chứng viên để nhận ra dấu hiệu bất thường của các giao dịch liên quan đến hợp đồng giả cách. Và chính người dân cũng cần cảnh giác trước các hợp đồng kiểu này” - ông Nguyễn Thiện Hòa cho biết thêm./.

Thụy Anh