Nhanh chóng, hiệu quả với giao dịch hồ sơ điện tử

GDHSĐT là việc thực hiện kê khai, nộp hồ sơ BHXH, nhận kết quả qua Internet sử dụng chữ ký điện tử. Trước đây, để thực hiện giao dịch các thủ tục hành chính về BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, các tổ chức, DN thường phải đến trực tiếp cơ quan BHXH để nộp hồ sơ cũng như nhận kết quả sau quá trình giao dịch. Hoạt động này mất nhiều thời gian, chi phí và công sức cho tổ chức, DN, nhất là với các đơn vị ở xa cơ quan BHXH và thực hiện việc khai BHXH lần đầu. Chính vì vậy, việc triển khai phương thức GDHSĐT giúp đơn giản hóa các thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, DN, đồng thời góp phần giảm thiểu áp lực cho cơ quan BHXH.

Ngành BHXH tổ chức nhiều hội nghị tuyên truyền, tập huấn để thông tin đến các doanh nghiệp về lợi ích khi tham gia GDHSĐT

Tại Long An, GDHSĐT được thực hiện tháng 5/2015, các loại hồ sơ, thủ tục liên quan đến lĩnh vực thu và cấp sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế đều được lưu trữ trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ liên thông trong toàn ngành. Khi có nhu cầu tìm kiếm, tra cứu lại thông tin, người dùng chỉ cần đăng nhập, làm theo trình tự được thiết lập và được trả kết quả ngay.

Với phương thức này, cơ quan BHXH, tổ chức, DN dễ dàng quản lý, đối chiếu hồ sơ khi cần thiết. Cũng thông qua GDHSĐT, cơ quan BHXH nhanh chóng giải quyết các trường hợp vướng mắc trong quy trình xử lý hồ sơ, rút ngắn thời gian chờ đợi và trả kết quả cho các tổ chức, DN.

Theo BHXH Long An, tính đến cuối tháng 10/2016, toàn tỉnh có gần 1.200 DN thực hiện, chiếm trên 81% số DN đang quản lý (trong đó, 100% DN có vốn đầu tư nước ngoài tham gia GDHSĐT). Đạt kết quả trên, thời gian qua, ngành BHXH tích cực tuyên truyền GDHSĐT cho các đơn vị sử dụng lao động.

Đặc biệt, ngành BHXH tổ chức nhiều hội nghị tuyên truyền, tập huấn nhằm thông tin đến các DN về lợi ích khi tham gia GDHSĐT. Từ đó, chủ sử dụng lao động sẽ đăng ký tham gia và trang bị các thiết bị, điều kiện cần thiết để thực hiện. Đồng thời, BHXH cũng tập huấn, hướng dẫn kê khai cho nhân viên nhân sự, cử cán bộ theo dõi, hỗ trợ DN thực hiện kê khai, báo cáo. Khi gặp khó khăn, cán bộ BHXH sẽ hướng dẫn trực tuyến cho đơn vị đến khi thực hiện thành công.

Chị Nguyễn Thị Duyên, chuyên viên nhân sự Cty TNHH Long Vĩ Việt Nam (Khu công nghiệp Xuyên Á, xã Mỹ Hạnh Bắc, huyện Đức Hòa) cho biết, đơn vị chị hiện có trên 1.800 lao động. Việc giải quyết thủ tục, hồ sơ mất nhiều thời gian, dễ sai sót nếu thực hiện theo kiểu “thủ công” như trước đây. Áp dụng GDHSĐT giúp DN đỡ vất vả, giảm thiểu các thủ tục hành chính nên tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại. Ngoài ra, khi có bất kỳ thắc mắc gì, các DN cũng sẽ được cơ quan BHXH tận tình hỗ trợ.

Đại diện các doanh nghiệp quan tâm đặt câu hỏi về GDHSĐT

Tuy nhiên, hiện tại, GDHSĐT còn một số khó khăn, hạn chế cần khắc phục. Do điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hạn chế, lại chưa quen áp dụng phương thức giao dịch mới, giai đoạn đầu, một số đơn vị chưa nhận thức rõ ý nghĩa của GDHSĐT nên có tâm lý ngại thay đổi phương thức giao dịch. Một số DN tư nhân nhỏ, lẻ không có cán bộ phụ trách, máy móc, thiết bị công nghệ thông tin còn sơ sài, không có kết nối Internet, một số đơn vị gần trụ sở cơ quan BHXH nên số hồ sơ giao dịch điện tử phát sinh ít.

Ngoài ra, để nhận thẻ bảo hiểm y tế kịp thời cho người lao động, DN thường gửi rất nhiều bộ hồ sơ trong tháng, nhưng mỗi lần chỉ báo tăng 1, 2 lao động khi có phát sinh, làm tăng thêm công việc cho cán bộ BHXH, tăng số lần trả hồ sơ qua bưu điện. Nhân viên phụ trách nhân sự tại một số đơn vị thường xuyên mắc lỗi kê khai sai lặp đi, lặp lại dù được hướng dẫn nên tỷ lệ hồ sơ lỗi còn lớn (chiếm khoảng 35% hồ sơ).

Mỗi nhà cung cấp dịch vụ I-VAN (dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH) kê khai trên nhiều phần mềm khác nhau. Cán bộ quản lý phải thông thạo tất cả phần mềm kê khai của 7 nhà cung cấp mới có thể hỗ trợ nghiệp vụ cho đơn vị. Tình trạng nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ đơn vị không kịp thời vẫn diễn ra. Nhân viên không nắm quy định nên không hỗ trợ được cho đơn vị khi có phát sinh phức tạp. Về phía ngành BHXH, phần mềm tiếp nhận hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu khai thác thông tin quản lý, chưa kết xuất được báo cáo theo quy định.

Với trường hợp nhân viên phụ trách nhân sự chưa tham mưu được cho chủ sử dụng lao động hoặc gặp khó khăn về mạng, không cài đặt được phần mềm kê khai qua mạng, BHXH cử cán bộ đến tuyên truyền. Đồng thời, đề xuất với nhà cung cấp dịch vụ cùng nhau tháo gỡ vướng mắc phát sinh. BHXH tỉnh còn thành lập Tổ hỗ trợ kê khai sử dụng phần mềm GDHSĐT và đường dây nóng (0723.525.540 hoặc 0723.821.769) hỗ trợ các đơn vị, DN.

Để thực hiện tốt phương thức GDHSĐT qua mạng trong toàn hệ thống BHXH địa phương, các đơn vị chưa thực hiện cần chủ động nghiên cứu, áp dụng hình thức tiện ích này. Từ đó, góp phần giúp việc cải cách thủ tục hành chính ngày càng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả 2 bên nhằm mục tiêu chung vì quyền lợi người lao động./.

Phạm Ngân