Văn phòng Chính phủ tiên phong trong gửi nhận văn bản điện tử

Chị Nguyễn Thị Bích Ngọc - Chuyên viên thuộc Vụ tổng hợp Văn phòng Chính phủ đang sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. (Ảnh: PV/Vietnam+)
Hướng đến mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử tiến tới Chính phủ số, nền kinh tế số, đổi mới quy trình thủ tục hành chính để phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt nhất, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Trong công tác hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Văn phòng Chính phủ, Vụ Tổ chức cán bộ được giao chủ trì, phối hợp với các Vụ, Cục, đơn vị và Tập đoàn Viettel hoàn thiện Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc phù hợp với Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

Hệ thống này kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia và phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa Văn phòng Chính phủ với các Cơ quan nhà nước; phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cấp phát đầy đủ các chứng thư số chuyên dùng phục vụ ký số văn bản điện tử, gửi, nhận văn bản điện tử.

Tiên phong trong cuộc cách mạng không giấy tờ

Dưới sự chỉ đạo quyết liệt của Chính phủ, từ những năm 2012, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đã rất quyết tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc và nhanh chóng đưa vào sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.

Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đến nay đã giúp thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ trong các công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý và ban hành các văn bản hành chính.

Thay vì trước đây chỉ có thể làm việc bằng giấy tờ thì nay các văn bản thông thường (trừ văn bản mật - hiện Văn phòng Chính phủ vẫn thực hiện trình ký bằng giấy) đều được điện tử hóa.

Đặc biệt, Văn phòng Chính phủ là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ký số có tích hợp chứng thư của Ban Cơ yếu trong công tác xử lý văn bản, đặc biệt là bản tích hợp ký số trên SIM, sử dụng phiên bản Ứng dụng di động (App Mobile) hướng đến xây dựng một Văn phòng Chính phủ không giấy tờ.

Theo Bộ trưởng Mai Tiến Dũng, gửi nhận văn bản là bước đi đầu thực hiện Chính phủ điện tử. Việc gửi nhận văn bản điện tử thay thế văn bản truyền thống giấy tờ là từng bước thực hiện Văn phòng Chính phủ không giấy tờ. Hiện nay, Văn phòng Chính phủ đã sắp xếp bài bản để triển khai văn phòng không giấy tờ với tinh thần tiên phong thực hiện.

“Về lộ trình, cách làm, Văn phòng Chính phủ phải đi trước, thay đổi cách làm và phải gương mẫu làm tốt, làm đâu được đấy, làm đâu chắc đấy, không làm hình thức, lấy hiệu quả là mục tiêu phấn đấu. Tinh thần xây dựng Chính phủ điện tử là nhìn rộng, làm nhanh nhưng bắt đầu từ những cái nhỏ nhất,” Bộ trưởng nhấn mạnh.

Hiện tại, Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc phục vụ cho khoảng 700 cán bộ công chức tham gia vào hệ thống, bao gồm: Lãnh đạo Chính phủ; lãnh đạo Văn phòng Chính phủ; lãnh đạo các Vụ, Cục, Đơn vị; Văn thư; chuyên viên các cấp và hiện đã được triển khai kết nối tới tất cả các Bộ, Địa phương trên toàn quốc

Tính đến nay, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đã xử lý hơn 2 triệu văn bản đến và hơn 400.000 văn bản phát hành; hệ thống còn cung cấp các công cụ hữu ích giúp cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ có thể theo dõi, giám sát, đôn đốc thực hiện công việc.

Di động hóa công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả tối đa trong công tác quản lý và mang đến sự thuận tiện cho người dùng, đặc biệt phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo, Văn phòng Chính phủ đã phối hợp với Tập đoàn Viettel nghiên cứu và phát triển thành công hệ thống quản lý trên thiết bị di động.

Việc đưa vào sử dụng phiên bản này đã tạo nên một cuộc cách mạng mới trong quản lý công việc, giúp người dùng có thể xử lý văn bản trong mọi tình huống, mọi lúc mọi nơi, ngay trong cuộc họp hay trong chuyến công tác, giúp người dùng chủ động, tiết kiệm thời gian giải quyết công việc, tiết kiệm chi phí in ấn phục vụ cho việc tra cứu xác thực hồ sơ đính kèm. Phiên bản này cũng rất đặc biệt, hỗ trợ đầy đủ các module quan trọng nhất cho lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ xử lý công việc, cho phép sử dụng đăng nhập bảo mật bằng vân tay với đầy đủ các tính năng, tiện ích như: Xử lý văn bản đến, xử lý phiếu trình, ký duyệt điện tử, gửi nhận thư điện tử, tra cứu văn bản phát hành,…

Ông Trần Anh Tiến - Vụ trưởng Vụ tổ chức Văn phòng Chính phủ sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. (Ảnh: PV/Vietnam+)
Đặc biệt, việc tích hợp chứng thư số của Ban Cơ yếu Chính phủ trên SIM của Viettel đã giúp cho các lãnh đạo chủ động ký duyệt, xem văn bản mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi đang họp hay đi công tác.

Như vậy, từ khâu quản lý văn bản đến và phân công xử lý văn bản, lãnh đạo đơn vị có thể tiếp nhận và phân cho chuyên viên xử lý ngay lập tức, giúp đẩy nhanh tiến độ. Ngoài ra, từ quản lý phiếu trình đến ký phê duyệt phiếu trình, lãnh đạo sẽ nhận được tin nhắn SMS khi cấp dưới trình ký và có thể xử lý, ký duyệt văn bản mọi lúc mọi trong vòng 30 giây.

Theo đại diện Viettel, Văn phòng Chính phủ đã và đang tiếp tục triển khai hệ thống này và đến nay hệ thống đã trở thành một công cụ thiết yếu trong công việc, được thường xuyên nâng cấp, cải tiến theo thay đổi quy trình nghiệp vụ, yêu cầu thực tế.../.

Theo TTXVN