Văn phòng Đăng ký đất đai: Hướng đến sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp

Căn cứ Nghị định số 43/NĐ-CP, ngày 15/5/2014 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai năm 2013, ngày 26/6/2015, UBND tỉnh Long An ban hành Quyết định số 2282/QĐ-UBND về việc thành lập VP ĐKĐĐ trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (TN&MT).

Nhờ cải cách các thủ tục hành chính, việc tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ đất đai cho người dân thuận lợi

Thuận lợi trong giải quyết công việc

Trước đây, hệ thống VP ĐKĐĐ gồm 2 cấp quản lý: Sở TN&MT và phòng TN&MT cấp huyện. Các VP ra đời nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức về ĐKĐĐ được tốt hơn. Tuy nhiên, việc này xuất hiện nhiều bất cập, hạn chế nhất định, nhất là việc lưu trữ do lượng hồ sơ quá lớn, đòi hỏi chi phí cao, sự phối hợp giữa 2 cấp thiếu chặt chẽ, vai trò tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra trong quá trình làm nhiệm vụ chưa thực sự phát huy hiệu quả.

Khắc phục tồn tại trên, UBND tỉnh quyết định thành lập VP ĐKĐĐ một cấp trực thuộc Sở TN&MT thực hiện nhiệm vụ ĐKĐĐ. Tuy bước đầu VP gặp khó khăn nhất định nhưng thể hiện được tính chuyên nghiệp.

Theo Giám đốc Chi nhánh VP ĐKĐĐ huyện Đức Hòa - Lê Văn Dân, thành lập VP một cấp là hướng đi tích cực của ngành, phát huy lợi thế khi thực hiện nhiệm vụ, các thủ tục thống nhất từ cấp tỉnh đến huyện. Cán bộ của chi nhánh được bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ, kịp thời giải đáp những thông tin của người dân khi cần. Trung bình, chi nhánh tiếp nhận 150-200 lượt người/ngày đến đăng ký, giải quyết các thủ tục liên quan đến đất đai và luôn cố gắng hoàn thành sớm để phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn. Bên cạnh đó, một số hồ sơ còn chậm, chi nhánh nỗ lực giải quyết trong thời gian sớm nhất.

Tại huyện Cần Giuộc, Chi nhánh VP ĐKĐĐ luôn nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ. Hồ sơ của đơn vị, cá nhân được hiển thị đầy đủ trên cổng thông tin điện tử. Chi nhánh tiếp nhận, trả hồ sơ qua bộ phận một cửa của huyện. Trung bình mỗi ngày, có khoảng 150 lượt người đến liên hệ công tác. Giám đốc Chi nhánh VP ĐKĐĐ huyện Cần Giuộc - Hồ Hoài Vũ chia sẻ: “Chi nhánh trực thuộc sở nên có nhiều thuận lợi trong giải quyết công việc, VP luôn tìm hướng tinh giản các thủ tục để người dân nhận kết quả đúng hẹn”.

Chuyên viên văn phòng Đăng ký đất đai phục vụ người dân tốt hơn khi kết nối 2 phần mềm

Nâng cao chất lượng phục vụ

Giám đốc VP ĐKĐĐ tỉnh - Phạm Tùng Chinh nhấn mạnh, việc ra đời VP một cấp khắc phục những bất cập, hạn chế trước đây. Công tác liên quan có sự thống nhất, thời gian giải quyết hồ sơ được rút ngắn, đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, xử lý công việc nhanh chóng và quản lý có trọng tâm, trọng điểm theo kế hoạch.

Bên cạnh đó, VP luôn có giải pháp rút ngắn thời gian giải quyết công việc, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Các cấp, các ngành quan tâm, chú trọng và áp dụng phần mềm ứng dụng theo dõi, quản lý vào ngành, phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của người dân. Hai phần mềm đang được thực hiện: Phần mềm một cửa, một cửa điện tử tại các huyện (chuyên về theo dõi quá trình giải quyết TTHC của các cơ quan liên quan, trong đó có quản lý về đất đai) và phần mềm chuyên ngành quản lý đất đai VILIS (chuyên về quản lý cơ sở dữ liệu của ngành quản lý đất đai).

Tuy nhiên, khi áp dụng 2 phần mềm độc lập, gây nhiều khó khăn cho chuyên viên VP ĐKĐĐ, ảnh hưởng đến thời gian tiếp nhận, trả kết quả cho người dân. Các dữ liệu đầu vào từ phần mềm một cửa, một cửa điện tử chưa được phát huy, chuyên viên phải nhập lại thông tin trên phần mềm VILIS, mất nhiều thời gian.

Trong tiếp nhận hồ sơ từ phần mềm một cửa, một cửa điện tử, nhiều biên nhận bị hủy hoặc nhập trùng hoặc xã nhập sai,... nên chưa kiểm soát được hồ sơ, từ đó, tổng hợp báo cáo số liệu không đúng với số lượng thực tế của chi nhánh VP cấp huyện, ảnh hưởng đến tỷ lệ giải quyết hồ sơ của ngành.

Công việc trích xuất báo cáo giữa một cửa, một cửa điện tử và ngành quản lý đất đai về tình hình, kết quả giải quyết các TTHC liên quan đất đai không có sự đồng nhất, mất nhiều thời gian tổng hợp, giải trình trong báo cáo số liệu hàng tháng.

VP ĐKĐĐ tháo gỡ vướng mắc trên bằng việc phối hợp Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng đề án kết nối 2 phần mềm quản lý nhằm cải cách TTHC, nâng cao chất lượng phục vụ. Theo đó, khi kết nối, hồ sơ tiếp nhận từ phần mềm một cửa, một cửa điện tử cập nhật trực tiếp sang phần mềm VILIS, chuyên viên chi nhánh VP các huyện chỉ sử dụng 1 phần mềm duy nhất VILIS để giải quyết hồ sơ TTHC, bảo đảm rút ngắn thời gian.

Cán bộ chi nhánh thực hiện luân chuyển hồ sơ trực tiếp trên phần mềm VILIS cập nhật sang phần mềm một cửa, một cửa điện tử, không như trước đây, phải vận hành 2 phần mềm cùng lúc. Theo dõi quá trình giải quyết, luân chuyển của từng biên nhận và từng loại thủ tục, hồ sơ được chặt chẽ hơn. VP ĐKĐĐ tỉnh theo dõi được số lượng hồ sơ chuyển về từ các chi nhánh và tham mưu lãnh đạo Sở TN&MT ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong thời gian nhanh nhất, tổng hợp số lượng giải quyết hồ sơ đúng hạn, trễ hạn tại từng huyện và nguyên nhân của từng hồ sơ để có hướng xử lý phù hợp.

Để quá trình kết nối hoàn thiện, VP ĐKĐĐ đề xuất các giải pháp xây dựng trục liên thông giữa hệ thống quản lý hồ sơ một cửa, một cửa điện tử và hệ thống phần mềm VILIS. Quy trình luân chuyển hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ đất đai VILIS phải triển khai nhanh chóng và kịp thời bổ sung các báo cáo truy xuất số liệu. Hiện nay, mới có 5 huyện thực hiện kết nối, đánh giá đạt hiệu quả cao trong việc tiếp nhận, trả hồ sơ của người dân, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh kịp thời, rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí, khắc phục các hạn chế, giải quyết hồ sơ tồn đọng. Thời gian tới, chúng tôi tiếp tục nhân rộng ra các chi nhánh còn lại nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân - ông Phạm Tùng Chinh thông tin thêm./.

Thanh Mỹ