Đề nghị bổ sung các quy định về nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi)

Chủ tọa điều hành phiên thảo luận

Tham gia đóng góp đối với dự án Luật này, đại biểu Quốc hội Nguyễn Hoàng Uyên - Phó Giám đốc Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh Long An đề nghị cơ quan soạn thảo tiếp tục rà soát, bổ sung các quy định về nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong dự thảo Luật.

Đại biểu Nguyễn Hoàng Uyên - Phó Giám đốc Trung tâm kiểm soát bệnh tật tỉnh Long An đóng góp Luật Lưu trữ (sửa đổi)

Theo đại biểu Nguyễn Hoàng Uyên, dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) đã mở rộng phạm vi và đối tượng áp dụng, bổ sung các quy định về lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và lưu trữ tư. Tuy nhiên, để góp phần hoàn thiện hơn dự thảo Luật, điều chỉnh kịp thời các quan hệ phát sinh từ thực tiễn, đại biểu Uyên đề nghị, Ban soạn thảo tiếp tục nghiên cứu bổ sung, điều chỉnh một số quy định cụ thể sau:

Thứ nhất, dự thảo Luật cần bổ sung quy định tài liệu lưu trữ cấp xã. Theo đại biểu Uyên thì tại khoản 5 điều 9 của dự thảo luật quy định UBND xã, phường, thị trấn trực tiếp quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ quy định tại điểm c khoản 3 điều 7 của luật này. Tuy nhiên lại không quy định tài liệu lưu trữ của cấp xã là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước.

Đại biểu cho rằng, thực tế hiện nay ở cấp xã khối lượng tài liệu hình thành rất lớn trong đó có nhiều tài liệu gốc làm cơ sở dữ liệu quốc gia như hồ sơ hộ tịch, dân số, tư pháp,...Ngoài ra, trong khối tài liệu cấp xã còn có tài liệu thuộc diện mật, trong khi điều kiện quản lý tài liệu lưu trữ cấp xã chưa được bảo đảm. Mặc dù có quy định về kho lưu trữ và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ở cấp xã nhưng thực tế hầu như chưa tổ chức được. Nguyên nhân chủ yếu là không kinh phí, mặt bằng, không có nhân lực chuyên trách hoặc cán bộ không có nghiệp vụ lưu trữ,...

Đồng thời, theo quy định kho lưu trữ số không bố trí ở cấp xã, điều này dẫn đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ không được đảm bảo. Từ đó, đại biểu đề nghị cơ quan soạn thảo cân nhắc bổ sung quy định tài liệu lưu trữ cấp xã cũng là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh và chỉnh lý theo quy định tại điểm b khoản 2 điều 18 cho phù hợp.

Thứ hai, định nghĩa rõ về bản sao hợp pháp. Cụ thể, tại khoản 2 Điều 17 quy định: Tài liệu được thu thập là bản gốc, bản chính. Trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tuy nhiên thực tế hiện nay, việc sử dụng bản sao các loại giấy tờ tùy thân khi thực hiện, giao dịch các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự rất phổ biến nhưng chưa có sự thống nhất, đặc biệt là trong thời đại công nghệ thông tin, công nghệ số. Có nhiều quy định pháp luật nêu quy định về giá trị pháp lý của bản sao, chẳng hạn như tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, Nghị định 45/2020/NĐ-CP. Căn cứ các quy định nêu trên, có thể hiểu bản sao không bắt buộc phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (chứng thực).

Bản sao có thể chia thành 3 loại: bản photo từ bản chính, bản sao chứng thực và bản sao được cấp từ sổ gốc. Như vậy, bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh, bản đánh máy, bản photo từ bản chính (chưa chứng thực) cũng được coi là bản sao. Chính vì vậy, để bảo đảm sự thống nhất về cách hiểu bản sao hợp pháp trong tài liệu lưu trữ, đại biểu Uyên đề nghị cơ quan soạn thảo quy định và định nghĩa rõ về “bản sao hợp pháp” tại khoản 2 Điều 17.

Thứ ba, cần làm rõ sự cần thiết, cơ sở của việc thay đổi thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 56, nhằm đẩy mạnh phân cấp phân quyền trong lĩnh vực lưu trữ. Đồng thời, bổ sung quy định về thời gian, nguyên tắc và điều kiện cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ, để làm cơ sở cho Bộ Nội vụ quy định chi tiết như được quy định tại khoản 6 điều 57 dự thảo Luật.

Thứ tư, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển lưu trữ điện tử là một trong những chính sách mới, cơ bản của dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi). Tuy nhiên, đại biểu Uyên cho rằng quy định của dự thảo Luật chủ yếu tập trung điều chỉnh việc số hóa tài liệu lưu trữ, chuyển tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy, các quy định về nghiệp vụ lưu trữ điện tử mới chỉ đề cập đến việc thu thập, bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị, trong khi đó các nội dung quan trọng khác về nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử,... chưa được quy định. Từ đó, đại biểu đề nghị Ban soạn thảo nghiên cứu, bổ sung các quy định cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong dự thảo Luật.

Luật Lưu trữ (sửa đổi) sẽ được Quốc hội xem xét, thông qua tại Kỳ họp thứ 7 tới./.

Kiến Quốc